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紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。 數字化加工處理系統功能：檔案掃描，圖像校正、去黑邊、自動糾偏、數據掛接等。 (一)檔案調卷 調卷時需填寫《調卷交接清單》(可以使用客戶的交接清單)，一式兩份客戶一份項目組長一份。如填寫一份時需要與客戶溝通，項目結束時復印一份帶回公司。 (二)檔案整理 檔案錄入前如需要檔案整理，先整理后錄入 1、整理要給檔案順頁 2、如有漏頁的檔案需要重新編寫頁號 3、如有跳頁的檔案需要重新編寫頁號。 檔案整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整并正確的檔案目錄。 訴訟類的標準，依次排列順序為：公訴—偵監(批捕)—反瀆(反紀)—監所—反貪—控申—紀檢檢查—民刑 (三)檔案目錄錄入 1、對于待加工的檔案，要制作電子目錄，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檢查機關檔案目錄模板》 2、如果用戶提供電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現象，找出錯誤并修正。并修改成與《檢察機關檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正。 3、如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。 (四)檔案拆卷 1、拆卷時要對照檔案目錄逐頁順頁，拆卷同時檢查檔案紙質目錄，發現錯誤或疏漏進行改正或做出正確標識。 2、拆卷時一頁頁順頁，右上角頁碼變動時，要用鉛筆標注頁碼。拆卷時頁碼有錯誤時應及時改正 3、拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，要一頁頁拆開。 4、拆卷過程中盡量保護檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌。 (五)檔案掃描 1、掃描建立文件夾格式：工作流程——檔案類型保管期限——年度——案卷號——順序號 例如：(掃描——文書永久——2000——0001——1、2、3……)(文書永久——2015——0001、0002、0003……)(訴訟永久——2015——0001、0002、0003……) 2、掃描設置：文件存儲格式應為TIFF格式;分辨率為300DPI;以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“彩色”。 3、掃描時遇到藍色鋼筆字時，應調節好閾值，模糊時重新掃描。 4、掃描時遇到多張發票在同一頁時，只需掃描一頁。 5、掃描A3紙張時壓平紙張再掃描，呈現出來的圖像中間不能有黑線。 6、掃描時掃描人員要求看顯示器掃描，減少空白頁，黑線、殘頁。 7、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。 8、紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式;紙張狀態好的可采用高速掃描方式以提高工作效率。 (六)影像處理 1、影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。 2、對圖像偏斜度、去污點、去黑邊等進行檢查。發現圖像扭曲，圖像不用處理，初掃要保留。 3、影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。影像處理過程中應遵循在不影響完整度的前提下保持檔案原貌的原則。 4、若處理時誤刪原文或原文內容，要及時反應給組長，協調掃描人員，重新掃描、處理。 5、影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。 6、處理時只能縮小2次，項目組長如發現應提示處理人員，提示2次以上發現不更改，績效不予登記。(分配處理的階段不予登記) (七)數據質檢、圖像質檢 1、逐件檢查上下件是否相連，如不相連及時調整。 2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。如出現少量的圖像傾斜、黑邊、黑點無處理，質檢人進行處理。質檢時出現大于100:3時無處理時，返回給處理的人員重新處理。若不重新處理從績效中3倍扣除。(分配處理的階段) 3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整，不完整應進行補掃。 4、發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。 (八)檔案裝卷 1、裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符。 2、檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符;檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確; 3、裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發現文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時反應給組長及時解決; 4、裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，訂線松緊要適中(小拇指不能順利插入裝訂線中)，不得自作主張，改變檔案裝卷規則。 5、裝卷時應右下角對齊進行裝訂。 6、裝卷不合格要返回重新裝訂，3本以上裝訂不符合規定的，應全部返回重新檢查并按規定裝卷。 (九)數據掛接 1、由組長通過ADPS生成掛接數據。 2、掛接時先掛接目錄，掛機到相應的數據庫中，然后在掛接生成的PDF數據。 3、掛接注意事項，掛接文書案卷時：案卷目錄不掛接掃描數據內容，數據掛接到卷內文件目錄下。 4、掛接完成時要對掛接的內容進行質檢，查看掛接內容是否完整，如有錯誤需要重新掛接。 5、將數據復制到檔案服務器上。 (十)數據備份 掃描期間組長要備份不同價段的數據兩份以上，初掃備份，成品備份。全部工程完成后，客戶經驗收合格后，進行三種備份： 1、將全部數據刻錄成DVD光盤備份。(備份PDF) 2、將全部數據在計算機硬盤上備份。(初掃、成品、成品PDF、目錄) 3、將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。 |
